Genau wie Geschäftsbriefe müssen auch E-Mails über mehrere Jahre archiviert werden – und zwar vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar. Das ist nicht immer einfach. Schnell wird eine wichtige E-Mail versehentlich gelöscht oder ein E-Mail-Account eines ehemaligen Mitarbeiters wird deaktiviert. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt dieser der Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen.